EHBF: Eerste hulp bij feedback (deel 1: geven)

Feedback is geen boze kritiek

Ik trap af met het lastigste onderdeel: feedback geven. Om te beginnen wil ik eerst uitleggen waarom mensen het zo lastig vinden. Feedback geven is geen synoniem van ‘boze kritiek’. Het helpt een ander juist om zich te ontwikkelen en iedereen weet: groeien kan pas wanneer je fouten maakt en deze leert op te lossen.

Maar gedrag veranderen

Nu dat uit de wereld is, gaan we over naar het daadwerkelijk geven van feedback. Wat is eigenlijk het einddoel hiervan? Je frustratie uiten of het gedrag van de ander aanpassen op een manier dat niemand gekwetst raakt? Juist ja, het laatste. Het is dus allereerst belangrijk dat de ontvanger voor de feedback open staat. Hoe creëer je een open houding bij de ander? Door jezelf ook open te stellen. Maak het persoonlijk door je verhaal in de ik-vorm te vertellen. Beschrijf het gedrag van de ander en wat het effect van dit gedrag op jou is.

Vermijd woorden als: ‘altijd’, ‘nooit’, ‘overal’ en ‘alles’. Het is niet specifiek en de kans dat de ontvanger zich aangevallen voelt, is vrij groot.

1. Jij komt altijd te laat bij afspraken met zakelijke klanten. Het interesseert je volgens mij niet eens!
2. Ik heb gemerkt dat je de afgelopen week bij drie afspraken met zakelijke klanten later dan afgesproken kwam opdagen. Ik krijg het gevoel dat je de afspraken niet heel serieus neemt, klopt dit?

Naar welke feedback zou jij eerder luisteren? Bij de eerste voorbeeldzin heeft de zender eigenlijk al een oordeel klaar, want hij heeft al ingevuld dat de ontvanger het niks interesseert. Daarnaast is het woord ‘altijd’ niet erg specifiek. In de tweede zin weet de ontvanger precies over welke momenten de zender het heeft; spreekt de zender het effect en gevoel uit en vraagt de zender naar de reden van het gedrag van de ontvanger. 

De volgende stap is: luisteren naar de ontvanger. Misschien heeft hij of zij een hele begrijpbare reden voor het ‘slechte’ gedrag. Let op! Zelfs wanneer jij de reden als zender niet heel erg snapt, is het belangrijk om vooralsnog geen oordeel te vellen. Wat voor jou ‘piece of cake’ is, kan voor een ander ‘een big deal’ zijn. Hetgeen wat je uiteindelijk wil, is dat het gedrag aangepast wordt op een positieve manier.

Na het aanhoren van de ontvanger is het aan jou de beurt om de ontvanger te vertellen hoe je het wél graag ziet. Ook hierbij is het belangrijk om aan te horen of de ontvanger aan jouw wensen kan voldoen. Verken samen de opties, zodat jullie in de toekomst niet meer tegen deze problemen aanlopen.

Ik heb je nu enkele handvatten gegeven om goede feedback te geven. Er zijn nog enkele ‘regels’ die je aan kan houden om een feedbackgesprek soepel te laten verlopen:

1. Wees actueel: grijp zo snel mogelijk in na ongewenst gedrag. Let op! Mochten de emoties hoog oplopen, is het wel zo verstandig om eerst zelf tot rust te komen.
2. Check of de ontvanger de feedback begrepen heeft. Met de simpele zin: ‘’Begrijp je wat ik bedoel?’’ kom je al een heel eind!
3. Wissel complimenten en negatieve feedback met elkaar af.
4. Kies het juiste moment voor het geven van feedback.
5. Beloon positief gedrag. Wanneer de ontvanger naar je feedback geluisterd heeft, is het essentieel om ook het positieve gedrag te benoemen.

Gefeliciteerd! Je hebt het einde van de blog bereikt én je kan op een vriendelijke goede wijze feedback geven. Naast feedback geven, is het voor je eigen ontwikkeling ook belangrijk dat je goed feedback kan ontvangen. Hoe ga je ermee om? Hoe ontwikkel je jezelf naar aanleiding van feedback? Dat lees je volgende week in mijn nieuwe blog: EHBF: Eerste hulp bij feedback (deel 2: ontvangen)